Aviso de privacidad

1. Quién es el responsable

Nestor Castro Jiménez, quien opera Vacantea, con domicilio en Av. Malibu 2469, Col. Villa Colonial, C.P. 21298, Mexicali, Baja California, México, es responsable del tratamiento de los datos personales de las personas que crean y usan una cuenta en Vacantea y de quienes visitan este sitio.

Nuestro Departamento de Datos Personales atiende cualquier asunto relacionado con tus datos personales en privacidad@vacantea.com.

Los datos de los candidatos

Vacantea es una herramienta que usan negocios y reclutadores para atender por WhatsApp a las personas interesadas en sus vacantes. Cada reclutador decide qué vacantes publica, qué preguntas hace y a quién contrata, por lo que es el responsable de los datos de sus candidatos. Respecto de esos datos, Vacantea actúa como encargado: los tratamos solo por cuenta de cada reclutador, conforme a sus instrucciones y para prestarle el servicio.

Si eres candidato, puedes dirigirte al reclutador o directamente a nosotros para ejercer tus derechos o pedir que se borren tus datos; cuando la solicitud llegue a nosotros, le informaremos al reclutador correspondiente.

2. Datos personales que tratamos

Titulares de cuenta (reclutadores y sus equipos)

• Nombre, correo electrónico y teléfono, incluido el número de WhatsApp Business que conectas a tu cuenta.
• Datos de tu negocio: nombre, logotipo, vacantes, horarios, ubicaciones y la información que cargas para que tu asistente responda.
• Datos de facturación que nos proporciones para emitir tu comprobante fiscal (CFDI): nombre o razón social, RFC, régimen fiscal, código postal y correo de facturación.
• Datos de acceso y uso del panel, como la fecha de tus inicios de sesión, tu dirección IP y tu navegador, para la seguridad de la cuenta.

No guardamos datos de tarjetas. Si conectas tu propia cuenta de Stripe o de Mercado Pago para cobrar anticipos de citas, el pago se hace en la página de ese proveedor; nosotros solo guardamos, cifradas, las llaves de acceso que nos proporcionas, y de cada pago el monto, la moneda, la referencia y su estado.

Candidatos y otras personas que escriben por WhatsApp

Cuando escribes al número de WhatsApp de un negocio que usa Vacantea, tratamos por cuenta de ese negocio:

• Tu número de WhatsApp, tu nombre de perfil y, cuando WhatsApp la muestra, tu foto de perfil.
• Los mensajes que envías y recibes en esa conversación: texto, notas de voz, imágenes, videos y documentos, como tu currículum.
• Tus respuestas a las preguntas que defina el reclutador, por ejemplo tu edad o fecha de nacimiento, tu salario pretendido, tu municipio, tu RFC, tu experiencia o tu horario disponible.
• La información que se genera a partir de lo anterior: la transcripción de tus notas de voz, el texto extraído de tus documentos, un resumen de tu candidatura, la vacante a la que aplicas, la etapa de tu proceso y, en su caso, las citas que se agenden contigo.

Datos personales sensibles

No solicitamos datos sensibles, como los relativos a tu salud, origen étnico, creencias religiosas, opiniones políticas, afiliación sindical o preferencia sexual, y te pedimos no enviarlos. Si un documento que compartes los contiene, puedes pedir su eliminación.

3. Finalidades del tratamiento

Finalidades primarias

Son necesarias para prestar el servicio.

Con los datos de los titulares de cuenta:

• Crear y administrar tu cuenta, verificar tu correo y autenticarte.
• Conectar tu número de WhatsApp Business, operar tu asistente y mostrarte tus candidatos y conversaciones en el panel.
• Cobrar tu plan, emitir tus comprobantes fiscales y cumplir obligaciones legales.
• Darte soporte y enviarte avisos del servicio, como el fin de tu periodo de prueba, cambios en el servicio o alertas de seguridad.
• Proteger la seguridad del servicio y prevenir fraudes o usos indebidos.

Con los datos de los candidatos, por cuenta del reclutador:

• Recibir tus mensajes y contestarlos, incluso mediante el asistente automático que genera respuestas con inteligencia artificial.
• Hacerte las preguntas de la vacante y registrar tus respuestas en el panel del reclutador.
• Transcribir tus notas de voz y leer los documentos e imágenes que envíes para extraer la información relevante para la vacante.
• Enviarte mensajes de seguimiento si la conversación quedó a medias y, cuando el reclutador lo usa, agendar citas contigo.
• Permitir que el reclutador revise tu candidatura y se ponga en contacto contigo.

Finalidades secundarias

No son necesarias para el servicio, y solo aplican a los titulares de cuenta:

• Elaborar estadísticas agregadas sobre el uso del servicio para mejorarlo.

Si no quieres que usemos tus datos para esta finalidad, escríbenos a privacidad@vacantea.com con el asunto «Finalidades secundarias», en cualquier momento; negarte no afecta tu servicio. No te enviamos publicidad ni promociones. Los datos de los candidatos no se usan para finalidades propias de Vacantea ni para publicidad.

4. Con quién compartimos los datos

Para prestar el servicio compartimos datos con los siguientes proveedores, que los tratan por nuestra cuenta, como encargados, y solo para lo que aquí se indica:

OpenRouter

Hace llegar el contenido de las conversaciones al modelo de inteligencia artificial que genera las respuestas del asistente, resume candidaturas, extrae datos de respuestas y documentos y describe imágenes. El proveedor del modelo que se use también procesa esa información.

OpenAI

Transcribe las notas de voz y, cuando está activada, convierte texto en voz.

Tavily

Hace las búsquedas en internet que el titular de una cuenta le pide a su asistente; recibe solo el texto de la búsqueda.

Laravel Cloud

Hospeda la aplicación y sus bases de datos.

Cloudflare

Red de entrega y seguridad del sitio: recibe tu dirección IP y los datos técnicos de cada visita para entregar las páginas y protegerlas de ataques y de bots.

Stripe y Mercado Pago

Solo si el titular de la cuenta conecta su propia cuenta para cobrar anticipos: procesan el pago en su página y nos informan su resultado.

Proveedor de correo electrónico

Entrega los correos del servicio, como la verificación de tu cuenta o el restablecimiento de tu contraseña.

Algunos de estos proveedores tratan los datos en servidores ubicados fuera de México, por ejemplo en Estados Unidos.

Los mensajes de WhatsApp se envían y reciben mediante WhatsApp Business Platform (Cloud API) de Meta Platforms, por lo que compartimos con Meta los mensajes y el número de cada conversación. Meta trata esos datos bajo sus propias condiciones y la política de privacidad de WhatsApp.

No vendemos ni rentamos datos personales. No realizamos transferencias que requieran tu consentimiento: fuera de lo descrito en esta sección, solo comunicaríamos datos en los casos que la LFPDPPP permite sin él, por ejemplo, cuando lo requiere una autoridad competente.

5. Tus derechos ARCO y la revocación del consentimiento

Tienes derecho a:

• Acceso: saber qué datos tuyos tenemos y cómo los usamos.
• Rectificación: corregirlos si son inexactos o están incompletos.
• Cancelación: pedir que los eliminemos cuando ya no sean necesarios.
• Oposición: oponerte a su uso para fines específicos, incluido que una decisión sobre tu candidatura se tome solo de forma automatizada.

También puedes revocar el consentimiento que nos diste y pedirnos limitar el uso o la divulgación de tus datos.

Cómo presentar tu solicitud

Escribe a privacidad@vacantea.com con el asunto «Derechos ARCO», «Limitar uso» o «Revocación», según lo que pidas, e incluye:

• Tu nombre y un medio para responderte.
• Un documento que acredite tu identidad o, si actúas por alguien más, la de su representante y el documento que acredite la representación.
• La descripción clara de los datos y del derecho que quieres ejercer.
• Lo que nos ayude a localizar tus datos: el número de WhatsApp desde el que escribiste, el correo de tu cuenta o el nombre del negocio.
• Si pides una rectificación, la corrección que solicitas y, en su caso, el documento que la respalde.

Las solicitudes para limitar el uso o la divulgación de tus datos y las de revocación del consentimiento siguen este mismo procedimiento, con los mismos requisitos y plazos que una solicitud ARCO.

Te respondemos en un plazo máximo de 20 días hábiles contados desde que recibimos tu solicitud. Si resulta procedente, la hacemos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a nuestra respuesta. Cuando se justifique, cada uno de estos plazos puede ampliarse una sola vez por un periodo igual, y te lo informaremos. Si falta información para atender tu solicitud, te la pediremos y el plazo correrá a partir de que la recibamos.

Si eres candidato y escribes en la conversación «baja», «stop», «no me escribas» u otra frase similar, o nos lo pides por correo, el asistente deja de enviarte seguimientos.

Si no estás conforme con nuestra respuesta o no te respondemos a tiempo, puedes iniciar un procedimiento de protección de derechos ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno dentro de los 15 días siguientes a nuestra respuesta o al vencimiento del plazo para responderte.

6. Eliminación de tus datos

Para pedir que borremos tus datos, sigue los pasos de la página Eliminación de datos.

7. Cookies y tecnologías de rastreo

Usamos solo cookies técnicas, necesarias para que el sitio y el panel funcionen y estén protegidos:

• La cookie de sesión, que mantiene tu sesión iniciada mientras usas el panel.
• La cookie de protección contra solicitudes falsificadas (XSRF-TOKEN).
• Si marcas «Recordarme» al entrar, una cookie que conserva tu sesión entre visitas.
• La cookie __cf_bm de Cloudflare, que distingue a las personas de los bots para proteger el sitio y dura unos 30 minutos.

No usamos cookies de publicidad ni herramientas de analítica o rastreo de terceros. Nuestras páginas cargan tipografías desde Google Fonts, por lo que tu navegador se conecta a servidores de Google, que reciben tu dirección IP.

Puedes borrar o bloquear las cookies desde la configuración de tu navegador; si bloqueas la cookie de sesión no podrás entrar al panel.

8. Seguridad y conservación

Protegemos tus datos con medidas administrativas, técnicas y físicas: conexiones cifradas, credenciales de WhatsApp y de pagos guardadas de forma cifrada, y accesos por usuario y rol, de modo que cada negocio ve solo su información.

Conservamos los datos mientras la cuenta del titular esté activa y sean necesarios para las finalidades de este aviso. Las conversaciones y candidaturas sin actividad durante 6 meses se eliminan automáticamente. Después de terminar la cuenta eliminamos los datos, salvo los que debamos conservar para cumplir obligaciones fiscales o legales, durante el plazo que marque la ley.

9. Cambios a este aviso

Podemos modificar este aviso por cambios en la ley, en nuestros proveedores o en el servicio. Publicaremos cada versión en esta página con su fecha de última actualización, y si el cambio es relevante se lo avisaremos por correo a los titulares de cuenta.